統包小唐
前言
資訊化時代裡，Mail已成為公司常見、重要、快速的溝通工具之一，故現在申請的主機空間除了可以放置網頁，一般也有提供mail收發的服務，然而愈熟悉且經常使用的介面往往讓人愈陌生，mail的問題處理，有時是使用端的問題，有時是主機空間端問題，會先確認目前使用的介面是： Webmail、收信軟體(是outlook嗎)、網頁程式後台介面(是程式發信嗎) ?之後再進一步的釐清狀況，下面便針對公司常見使用接收主機空間上mail的介面作介紹說明：
在正式排查前，只要先回答三件事，通常就能快速縮短溝通時間：① 目前是用「瀏覽器登入」還是「App/軟體」在收發？② 若是 App/軟體，請告知名稱與版本（如 Outlook 2019、Thunderbird 128、iOS 18 Mail）。③ 是否出現錯誤代碼或退信？建議附上完整截圖或退信原文，方便判斷屬使用端設定或主機端狀況。
常見接收主機空間上Mail的介面或工具
比如：Gmail信箱為打開瀏覽器連到google.com官網，點選右上角Google功能區塊裡有Gmail選項，點入與登入後即可以作mail的收發。而像於瀏覽器上連入yahoo、hinet、hotmail官網再進入信箱都是使用webmail的方式來收信。
同樣的常見公司也會使用虛擬主機裡提供的Mail Server的服務來收發Mail，而Webmail的連結是使用自已的網址來連結，一般主機代管商會提供與告知，因此與使用的主機控制台的設定有關。假設您的網址是123test.com（且有指向到主機空間），若是使用cPanel控制台的主機，Webmail的連結為：123test.com/webmail；若是使用Plesk控制台的主機：webmail.123test.com，由於主機規劃的關係（若您的Web與Mail為不同主機）連結的狀況會有些不同，因非該次主題故不綴述，而詳情登入連結，建議詢問主機空間商最為準確。
故Webmail的重點於〝我用瀏覽器連入主機空間所提供的介面來收發Mail〞，一般以該方式形容，服務人員可以很快速的掌握。以cPanel為例（如下圖），常見cPanel（何謂cPanel請點我）提供了：Roundcube 與 Horde２種Webmail軟體。P.S 關於Roundcube 與 Horde詳情請點我。
Webmail 的優點是免安裝、走瀏覽器即可用，跨裝置登入即可看到相同郵件；限制在於離線操作較不便，且附件上傳可能受瀏覽器或伺服器限制。若遇登入問題，務必提供登入網址、時間點與錯誤訊息/截圖，以利快速定位。
比如：Outlook（Office系列－MicroSoft開發）、Thunderbird(Mozilla開發)、Apple Mac的mail、手機上的郵件app、使用Gmail發信主機信件…… 等，都是屬於收信軟體。
※下面名稱混亂裡，會針Gmail的狀況再說明，請留意。
常見使用會習慣用outlook來代表收信軟體，而其實不同的收信軟體所產生的錯誤訊息不近相同，故了解自已使用什麼收信軟體就蠻重要的了。
故收信軟體的重點於〝我使用什麼軟體/app/介面在收發信件〞；如：我使用Thunderbird 78.0版在收發主機信件；我用iPhone 12手機在收發主機信件（一般來說知道使用的軟體／app的版本也是重要的）
實務上設定收信軟體時，請先備妥：收信協定（IMAP/POP3）、收信/發信主機名稱、連接埠、是否啟用 SSL/TLS、帳號與密碼。若錯誤訊息包含代碼（如 0x800…、AUTH、TLS 等），請附上完整截圖，以判斷是用戶端設定問題還是伺服器端限制。
常見易產生混亂的Email 接收工具名稱
要避免誤會，可以這樣描述：若你說「我用 Outlook 2019 連公司主機收信」，指的是收信軟體；若你說「我的帳號是 xxx@outlook.com」，則是微軟的免費 Webmail 帳號。
在 Gmail 介面中：若收件匣直接收的是外部主機帳號（透過 POP3/IMAP 取信，或設定「以此地址寄送郵件」），Gmail 扮演的是「收信軟體」；若公司信箱 MX 直接指向 Google（含 Google Workspace），則 Gmail 是「Webmail」。溝通時建議一併說明是否有設定「從其他帳號收信」或「以其他地址寄送郵件」。
※同樣的軟體不同的操作方式，主機空間商的建議處理方式亦不同。
Webmail vs 收信軟體 vs 程式發信（對照表）
| 方式 | 我怎麼用 | 常見登入/設定 | 優缺點 |
|---|---|---|---|
| Webmail | 開瀏覽器登入主機商提供的郵件介面 | 如 123test.com/webmail 或 webmail.123test.com |
免安裝、跨裝置一致；離線較不便、附件限制可能較多 |
| 收信軟體 | 用 Outlook、Thunderbird、手機郵件 App 等 | 需設定 IMAP/POP3/SMTP、連接埠、SSL/TLS | 可離線與進階功能；初次設定較繁、錯誤碼多樣 |
| 程式發信 | 網站/系統由後台程式送信（非人為操作） | 網站程式 SMTP 或 API 設定；寄件域 SPF/DKIM/DMARC | 自動化通知；設定不全易進垃圾夾或被拒收 |
結論
處理Email 收發的問題前，常見在釐清發生怎樣的問題遠比處理真正的問題來的久，常因上述的混亂狀況所導致（因實際狀況與名詞表達理解不同），故詳細說明使用的裝置與使用狀況便格外重要，若真的不知如表達，也建議可以使用其他mail發信詢問的方式，說明問題狀況+提供完整畫面截圖（畫面永遠可以快速的表達您的動況），亦可以幫助加快理解您的問題與排解。
建議在回報問題時，固定提供：使用方式（Webmail 或收信軟體與版本）、帳號、時間點、完整錯誤訊息或退信原文，並說明近期是否更動密碼、DNS、SSL 或有主機搬遷等異動。
快速檢查清單
- 目前是用瀏覽器（Webmail）還是 App/軟體（收信軟體）？
- 若是 App/軟體：名稱與版本？（例：Outlook 2019、Thunderbird 128、iOS Mail）
- 是否有錯誤代碼/退信？請提供完整截圖或退信原文。
- 是否最近更動密碼、DNS、SSL、MX 或有主機搬遷？時間點為何？
- 公司是否使用 Google Workspace／Microsoft 365（會影響 MX 與判定方式）？
常見問題（FAQ）
若是開瀏覽器輸入網址登入（例如 123test.com/webmail），多半是 Webmail；若是打開 Outlook、Thunderbird、手機郵件 App 才能收發，則屬於收信軟體。
Q2：Outlook 是收信軟體還是郵件服務？
兩者皆可能。Outlook 可指微軟的收信軟體（如 Outlook 2019），也可能指免費信箱 @outlook.com 的 Webmail。溝通時請說明「Outlook 版本」或「@outlook.com 帳號」。
Q3：Gmail 算 Webmail 還是收信軟體？
若公司信箱 MX 直接指到 Google（含 Google Workspace），登入 Gmail 就是 Webmail；若 Gmail 幫你去收取外部主機信件（POP/IMAP）並代你發信，Gmail 在此扮演收信軟體。
Q4：cPanel 與 Plesk 的 Webmail 登入連結是什麼？
常見為 你的網域/webmail（cPanel）或 webmail.你的網域（Plesk），實際仍以主機商提供的連結為準。
Q5：遇到寄送或收取錯誤，客服需要哪些資訊？
請提供使用方式（Webmail 或收信軟體與版本）、帳號、時間點、完整錯誤訊息或退信原文、最近是否更動密碼/DNS/SSL/搬遷，並附截圖。
Q6：IMAP 和 POP3 有什麼差別？
IMAP 預設同步伺服器資料，跨裝置一致；POP3 會將信件下載到本機，可離線但容易造成多裝置不同步。多裝置建議使用 IMAP。
文章來源： https://wpoki.com
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