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虛擬主機 WebMail 休假自動回覆完整教學|圖文步驟與信件範例

快速設定自動回覆信件,維持專業形象與客戶信任


虛擬主機提供的 WebMail 功能,讓使用者無需安裝額外軟體,即可透過瀏覽器直接登入主機收發電子郵件。常見的登入方式為:網址/webmail網址:2096。若您不清楚登入連結,可向主機商確認。

例如,ServerZoo 主機 提供的 WebMail 介面採用 RoundCube,介面直覺簡單,對初學者特別友善。但需注意,不同主機商提供的 WebMail 介面可能有所不同,並非全部都使用 RoundCube。

若您需要在 cPanel 中設定休假自動回覆,亦可參考本站另一篇教學:cPanel 虛擬主機中的 Email 自動回函設定

為什麼要設定休假自動回覆?

在企業日常或與客戶經常透過電子郵件聯繫的情境中,「休假自動回覆」是一項非常實用的功能。它主要用於您因休假、請假或出差而無法即時回覆信件時,系統會自動將預先設定好的回覆內容寄送給寄件者。這樣一來,即使您不在線上,合作的客戶或廠商依然能立即收到回覆,避免他們因長時間未獲回應而降低對您的專業與可靠度的信任感。

要設定一封完善的休假或出差自動回覆信件,建議包含以下重點:

  • 清楚明確的信件主旨:例如「已收到您的來信」或「目前外出辦公」。

  • 禮貌的說明:簡單告知目前正在休假或出差。

  • 回覆時程:明確標示您何時能再次回覆信件。

  • 緊急聯絡方式:若有必要,可提供代理同事或緊急聯繫電話,避免客戶焦急等待。

妥善設定這些要素,不僅能即時回覆來信者,也能展現您對職場專業度與客戶關係的重視,讓對方感受到被尊重與安心,這也是企業往來不可或缺的基本禮節。

此外,若您想直接透過 WebMail 變更密碼,也可參考本站教學:如何在 WebMail 頁面自行變更密碼

WebMail 登入與操作畫面

1. 登入 WebMail(如下圖所示)。
提醒:帳號需輸入完整的 Email(包含 @網域名稱)。

WebMail 登入畫面

在 RoundCube WebMail 中設定自動回覆

2. 登入後,選擇 Autoresponders(自動回應設定)。

RoundCube 自動回覆選單

3. 點選「新增自動回應程式」。

新增自動回覆

休假自動回覆的設定細節

4. 設定表單欄位:
  • 字元集:建議選擇 UTF-8。
  • 間隔:輸入 0(每封信皆會回覆)。
  • 電子郵件:顯示目前設定的帳號。
  • 寄件者:輸入要顯示的寄件者名稱。
  • 主旨:可輸入「已收到您的來信:%subject%」。
  • 本文:輸入要回覆的內容。
  • 完成後按「建立」。

設定自動回覆內容

自動回覆表單範例

5. 建立完成後,您會看到如下圖所示的設定清單,可隨時編輯或刪除。

自動回覆清單

自動回覆信件模板

以下提供三種常見情境的範例,您可依公司需求調整內容。請保留 %subject% 以引用寄件者主旨。

① 一般休假版

主旨:已收到您的來信:%subject%
內容:
您好,感謝您的來信。我將於(MM/DD)返回辦公室並儘速回覆。
如有緊急事項,請聯絡同事 王小明(support@example.com,02-1234-5678)。
謝謝您的理解與耐心等候。

② 業務出差版

主旨:出差期間回覆時程:%subject%
內容:
您好,我目前外出出差,預計於(MM/DD HH:mm)後回覆您的信件。
採購或報價相關事宜,請洽業務助理 Lisa(sales@example.com)。
造成不便敬請見諒,謝謝。

③ 客服統一回覆版(中英對照)

主旨:感謝來信|Thank you for your email
內容:
我們已收到您的訊息,將於 24 小時內回覆(假日順延)。
Thank you for contacting us. We will respond within 24 hours (next business day on holidays).

常見情境與轉寄建議

  • 僅需通知對方您不在:啟用自動回覆即可。
  • 需要同事立即接手:建議同時設定「郵件轉寄」至同事或群組信箱(如 support@)。
  • 避免自動回覆循環:若對方也啟用自動回覆,建議將「間隔」設為 12 小時以上,或針對特定寄件者排除。

休假自動回覆信件的呈現範例

完成設定後,您可自行寄信測試,確認回覆內容是否正確。以下為示意圖:

休假自動回覆信件範例

常見問題 FAQ

Q1:所有虛擬主機都支援 WebMail 自動回覆嗎?

不一定,需確認主機商是否提供 Autoresponder 功能;若沒有,可改用 cPanel 後台設定。

Q2:我可以同時設定多個自動回覆嗎?

可以,您可針對不同信箱建立不同規則,並依需求啟用或停用。

Q3:設定自動回覆會不會造成垃圾信循環?

建議將「間隔」設為非 0(如 12 或 24 小時),並避免回覆群發或系統信件,以降低風險。

Q4:啟用自動回覆後,我還能正常收信嗎?

會的,自動回覆僅是額外寄送通知,不影響收信。若怕漏信,可再設定郵件轉寄。

Q5:自動回覆可以支援多語言嗎?

可以,您可在內容中同時加入中文與英文,或依收件者需求編寫多語版本。

Q7:什麼情況需要同時啟用「自動回覆+轉寄」?

若案件需要即時處理(如客服、銷售、維運),建議同時啟用自動回覆(通知客戶時程)與郵件轉寄(確保有人接手)。

Written by SHIH FAN

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