Linux虛擬主機Outlook 2016收發信設定圖文教學與常見錯誤排查

 

 

1. 設定前的準備工作

虛擬主機一般有分為Linux虛擬主機和Windows虛擬主機，此篇分享的虛擬主機企業信箱設定以Outlook設定收信的為Linux虛擬主機，若您使用的虛擬主機為Windows虛擬主機請您參考此篇https://wpoki.com/?p=10011
而Linux虛擬主機和Windows虛擬主機要如何選擇請可參考此篇：https://wpoki.com/?p=7594
本文主要針對使用最廣泛的 Linux 虛擬主機 (通常搭配 cPanel 控制台) 的使用者，教學如何將您的企業信箱 (例如：yourname@yourdomain.com) 設定在 Microsoft Outlook 2016 郵件軟體中。如果您不確定自己的主機類型，可以洽詢您的主機供應商。
在設定Outlook收信前，請先確認已有在Cpanel-電子郵件帳戶裡建立設定好EMAIL帳號和密碼喔。
如何在Cpanel新增EMAIL帳密請參考此文章：https://wpoki.com/如何在cpanel控制台裡新增一個email帳號詳細圖文教你做/
【⚠️ 重要前提】
在開始設定 Outlook 之前，您必須已經登入主機的 cPanel 控制台，並在「電子郵件帳戶」功能中，成功建立好您要使用的 Email 帳號與密碼。若尚未建立，請務必先完成上述連結教學的步驟。
這邊提供的是使用outlook 2016的郵件軟體設定說明，來看看以下操作步驟，要如何將主機上的Mail信件用Outlook收至自己電腦端。
*若是使用其它微軟收信版本也是可參考此篇，因設定的方向是相同的。
另提醒，目前微軟已針對win10的作業環境不提供livemail、outlook 2010相關收信軟體，詳情可參考：https://support.microsoft.com/zh-tw/windows/windows-…/

想了解Microsoft Outlook：請點我
【教學延伸】
本教學雖以 Outlook 2016 為範例，但設定邏輯與所需資訊（內送/外寄伺服器、帳號密碼、通訊埠）皆大同小異，因此也適用於 Outlook 2019、Outlook 365 或其他郵件軟體（如 Thunderbird）。請注意，微軟已逐漸淘汰舊版郵件軟體，建議使用較新版本的 Outlook 以獲得最佳的相容性與安全性。

2. Outlook 2016 設定 cPanel 信箱完整步驟

2.1. 步驟一：新增帳戶並選擇手動設定

Linux虛擬主機設定Outlook 2016收發信 ，新增手動設定帳戶

點選新增用戶

請選擇手動設定，這樣子才能設定POP，預設是IMAP，IMAP表示你是透過收信軟體”看”你mail主機上的信，不是收下來；IMAP常見是於手機設定收信時。
請點選下一步

開啟 Outlook 後，點擊左上角的「檔案」→「資訊」→「新增帳戶」。為了能自訂所有伺服器細節，請務必選擇「手動設定或其他伺服器類型」，然後點擊「下一步」。請不要使用自動設定，因為它可能無法正確抓取到 cPanel 主機的特定設定。

2.2. 步驟二：選擇 POP 或 IMAP 帳戶類型

請選擇POP的此選項後，再點選下一步

【POP3 vs. IMAP 的選擇】
這一步非常關鍵，您需要了解兩者的差異：

• POP3 (Post Office Protocol 3)：
  • 運作方式： 將伺服器上的信件「下載」到您的電腦中。預設情況下，下載後會刪除伺服器上的副本（但可設定保留）。
  • 優點： 節省伺服器空間，可在離線狀態下閱讀已下載的郵件。
  • 缺點： 郵件只存在於單一裝置，不方便在多個裝置（如電腦、手機、平板）間同步管理郵件。
  • 適用情境： 習慣在固定一台電腦處理郵件，且信箱空間有限的使用者。
• IMAP (Internet Message Access Protocol)：
  • 運作方式： 直接在郵件軟體中「同步」伺服器上的信件狀態。您在任何裝置上讀取、刪除、移動郵件，伺服器上都會同步變更。
  • 優點： 方便在多裝置間無縫接軌管理郵件，所有信件都儲存在伺服器，不怕電腦損壞遺失。
  • 缺點： 較佔用伺服器空間，網路連線不佳時讀取速度較慢。
  • 適用情境： 會使用多個裝置收發信，需要隨時保持郵件同步的使用者。

2.3. 步驟三：填寫使用者與伺服器資訊

Linux虛擬主機設定Outlook 2016收發信 ，使用者及伺服器設定

*使用者資訊請輸入您要顯示的名稱，EX：收件方看到寄件人為Summer，則輸入Summer
*電子郵件地址和登入資訊的使用者名稱請輸入完整的EMAIL帳號（完整EMAIL帳號EX：123@test.com，@之後要輸入才是完整MAIL帳號）
*帳戶類型請選擇POP3
*內送郵件伺服品和外寄郵件伺服器，一般若是使用伺服器主機提供的MAIL SERVER，那這二個欄位常見是輸入mail.您的網址（EX：您的網址是test.com，請輸入mail.test.com)
*密碼請輸入您在Cpanel-電子郵件帳戶裡設定的密碼

【設定詳解】
此頁面是設定的核心，請務必正確填寫：

• 您的名稱： 您希望對方收到信時，寄件人欄位顯示的名字（例如：王大明、公司業務部）。
• 電子郵件地址： 您在 cPanel 建立的完整 Email 地址（例如：service@yourdomain.com）。
• 帳戶類型： 根據上一步的選擇，此處為 POP3。
• 內送郵件伺服器 (POP3/IMAP)： 通常是 `mail.您的網域名稱` (例如：mail.wpoki.com)。
• 外寄郵件伺服器 (SMTP)： 通常與內送伺服器相同，也是 `mail.您的網域名稱`。
• 使用者名稱： 務必再次輸入完整的 Email 地址，這是最常見的錯誤點之一。
• 密碼： 您在 cPanel 建立此 Email 帳號時所設定的密碼。

2.4. 步驟四：設定外寄伺服器與通訊埠 (Port)

Linux虛擬主機設定Outlook2016收發信，設定外寄伺服器和PORT

接下來，請點選其他設定來操作外寄伺服器和進階的設定
*外寄伺服器：這裡要留意的是，圖1裡的“我的外寄伺服器需要驗證”，若您是使用伺服器主機商提供的MAIL SERVER此要勾選；如果您是使用ISP寄信則不用勾選。
*進階：圖2-POP3的PORT請填110；SMTP的PORT請填25，加密連線都請選無。
在傳送的地方要勾選保留副本，這樣才會你設定的裝置上有信，主機上也會有信，而在主機上保留的天數您可自行選擇，若是選14天，那就是14天後主機上的信件就會移除，移除等於在主機上刪除信件，信件是無法挽救的喔，故需要留意此選項勾選。
若您的MAIL要使用SSL，PORT的設定請設定以下
POP3的PORT請填995；SMTP的PORT請填587，請勾選加密連線及選擇TLS
若是要勾選使用SSL，SMTP的PORT的設定請設定465

**建議：MAIL在設定PORT上以SMTP PORT 25和POP PORT 110來設定，若是設定以TSL或SSL的PORT來收發信，容易在操作一段時間後出現問題，因SSL/TLS憑證一段時間都需更新，而若更新未成功就易造成您在收發信件時無法收發而有錯誤的狀況；而若您的OUTLOOK版本未更新為最新版本，在PORT的設定上是設定SSL/TLS也是容易出現錯誤而導至無法收發信，未避免這些的狀況發生，故建議以“SMTP PORT 25和POP PORT 110来設定並不要勾選SSL/TLS” 。

【設定詳解與補充建議】
填完上一步後，點擊右下角的「其他設定」，會跳出新視窗，有兩個頁籤需要設定：

1. 「外寄伺服器」頁籤：

• 必須勾選「我的外寄伺服器 (SMTP) 需要驗證」。
• 並選擇「使用與內送郵件伺服器相同的設定」。
• 說明： 這個選項是為了驗證您的寄件者身份，防止您的信箱被當成垃圾信跳板。若未勾選，通常會導致可以收信但無法寄信的問題。

2. 「進階」頁籤：

這裡需要設定通訊埠 (Port)，您可以選擇「不加密」或「加密 (SSL/TLS)」兩種方式：

• 方式一：不加密連線 
  • 內送伺服器 (POP3): `110`
  • 外寄伺服器 (SMTP): `25`
  • 加密連線類型: 全部選「無」
• 方式二：加密連線
  • 內送伺服器 (POP3): `995` (勾選「此伺服器需要加密連線 (SSL/TLS)」)
  • 外寄伺服器 (SMTP): `465`
  • 加密連線類型: 選擇「SSL/TLS」

伺服器保留副本： 如果您使用 POP3，請務必勾選「在伺服器上保留一份郵件副本」，並設定一個保留天數（例如 14 天），這樣可以作為一個短期備份，也方便您偶爾從 Webmail 登入查看近期信件。
以上設定完成，顯示以下畫面表示大功告成，設定完成了。

所有設定完成後，點擊「確定」回到上一層，再點「下一步」。Outlook 會自動測試帳戶設定，如果內送和外寄任務都顯示綠色打勾的「已完成」，就代表您設定成功了！

3. 設定完成後出現錯誤怎麼辦？

設定完成，但出現錯誤時怎麼辦呢?

依上方設定設定完成，但在測試帳戶時出現了錯誤，一般常見的錯誤可能為下
*在設定使用者名稱時未輸入完整的EMAIL帳號（完整EMAIL帳號EX：123@test.com，@之後要輸入才是完整MAIL帳號）。
*PORT的設定上有誤，若確認使用者那步驟設定正確，您可將出現的錯誤訊息及設定畫面提供給您的主機商確認。
*Outlook版本太舊，若是設定使用SSL/TLS，太舊版本的Outlook，對於較新支援的SSL/TLS的版本未支援，建議使用新版本Outlook。
*寄信時出現錯誤，請確認第3點的我的外寄伺服器需要驗證是否有勾選。

【常見錯誤檢查清單】
如果測試失敗，請不要慌張，逐一檢查以下最常見的錯誤點：

1. 密碼錯誤： 這是最常見的原因。請嘗試登入 Webmail 確認密碼是否正確。
2. 使用者名稱不完整： 「使用者名稱」欄位是否填寫了完整的 Email 地址？
3. SMTP 驗證未勾選： 「其他設定」→「外寄伺服器」中的「我的外寄伺服器 (SMTP) 需要驗證」是否已勾選？
4. 伺服器名稱錯誤： 內送/外寄伺服器是否都填寫為 `mail.yourdomain.com`？（請將 yourdomain.com 換成您自己的網域）
5. 通訊埠 (Port) 錯誤： 請再次確認您選擇的加密/不加密方式，其對應的 Port 號碼是否正確。
6. 防毒軟體或防火牆： 有時電腦上的防毒軟體或防火牆會阻擋郵件軟體的連線，可嘗試暫時關閉後再測試。

4. 常見 Outlook 錯誤訊息全解析

Outlook收發信常見錯誤訊息

․錯誤訊息-“530 SMTP,Client was not authenticated to send anonymous mail during MAIL FROM”，此訊息表示在目錄中第三步裡的”我的外寄伺服器需要驗證“您未打勾。

․錯誤訊息-”Domain *****.com has exceeded the max emails per hour(52/50 (106%)) allowed”，此訊息是超過每小時可寄信的數量，以上例子，52是您寄出的數量/50是每小時可寄出的數量，因現有些主機商會有設定每小時可寄數量的限制，至於限制為何需詢問您主機商。

․錯誤訊息出現“錯誤碼0x80042108、0x800CCC0F”，可參考此文章：https://wpoki.com/?p=5937

․錯誤訊息出現“錯誤碼0x800CCC1A”，常見為：客戶端的防毒軟件不支援SSL，這時您可以先將Outlook 的 圖2 進階- POP3的PORT請填110；SMTP的PORT請填25，加密連線都請選無再試試。

․錯誤訊息“無法連接到SMTP伺服器…..”，若看到此錯誤訊息您可先連結： https://wpoki.com/?p=7054 該連結網站會顯示您那端ADSL的IP訊息，可先與您的主機商確認看看是不是您的 ADSL的IP被主機防火牆阻擋，若被阻擋需請您的主機商解開IP。

․錯誤訊息”Disc quota exceeded“，此錯誤訊息是您的空間超過，故在收發信上產生錯誤。

․錯誤訊息出現以下，是因GMAIL現都會反驗證DKIM和SPF設定，若看到以下錯誤訊息，是因您 MAIL的DKIM和SPF未設定，有關DKIM和SPF設定請參考此文章：https://wpoki.com/?p=5915
host gmail-smtp-in.l.google.com [11.111.111.11]
SMTP error from remote mail server after end of data:
550-5.7.26 This mail is unauthenticated, which poses a security risk to the
550-5.7.26 sender and Gmail users, and has been blocked. The sender must
550-5.7.26 authenticate with at least one of SPF or DKIM. For this message
550-5.7.26 DKIM checks did not pass and SPF check for***.***.*** did not
550-5.7.26 pass with ip: [203.98.64.67]. The sender should visit
550-5.7.26  https://support.google.com/mail/answer/81126#authentication for
550 5.7.26 instructions on setting up authentication. c3-20020a637243000000b00517d81adf00si9596449pgn.624 – gsmtp

․錯誤訊息”No Such User Here“，此錯誤訊息是找不到該收件者。
【錯誤代碼說明】

錯誤訊息 / 代碼	可能原因與解決方案
530 SMTP… not authenticated	原因：外寄伺服器驗證失敗。 解決方案：請到「其他設定」→「外寄伺服器」，勾選「我的外寄伺服器 (SMTP) 需要驗證」。
exceeded the max emails per hour	原因：超過主機商設定的每小時寄信數量上限。 解決方案：請分批寄送，或聯絡主機商確認寄信上限。
Disc quota exceeded	原因：您在伺服器上的信箱空間已滿。 解決方案：登入 cPanel 或 Webmail 刪除不需要的信件，或聯絡主機商升級信箱空間。
0x800CCC1A	原因：加密連線 (SSL/TLS) 失敗，常見於防毒軟體干擾或 Outlook 版本過舊。 解決方案：暫時關閉防毒軟體的郵件掃描功能，或改用不加密的 Port (110/25) 測試。
unauthenticated… SPF or DKIM	原因：寄信給 Gmail 等嚴格的服務商時，因您的網域未設定 SPF/DKIM 郵件驗證紀錄而被拒收。 解決方案：請登入 cPanel，在「Email Deliverability」功能中啟用 SPF 和 DKIM。
No Such User Here	原因：收件人的 Email 地址不存在或輸入錯誤。 解決方案：請確認收件人的 Email 地址是否拼寫正確。

5. 常見問題 (FAQ)