WHMCS 帳務系統發服務單教學：電腦與手機操作全攻略

為什麼要使用服務單 (Ticket) 系統？

WHMCS 帳務系統是現在蠻多主機商使用的帳務系統，相比於電話或 Email，使用 WHMCS 內建的「服務單 (Support Ticket)」系統通常是聯繫主機商最有效率的方式。因為服務單會自動記錄您的帳戶資訊、過往對話紀錄，並且可以直接指派給對應的技術或帳務部門處理。這能大幅減少溝通成本，讓問題更快獲得解決。

以下步驟教您如何發服務單 – 這邊以此家主機商為舉例 – 以下連結為此家主機商帳務系統連結
ServerZoo帳務系統連結：https://www.serverzoocp.com/index.php/login

帳務系統第一次登入：忘記密碼與重置教學

帳務系統第一次登入需要操作?

如果您是初次使用或忘記密碼，請點擊登入頁面的「忘記密碼？」連結。系統會要求輸入您註冊時使用的登入帳務系統是以主要聯絡Email。收到重置信後，找到該信件點選 ” Reset your password “，點擊該連結設定新密碼。請注意，WHMCS 對密碼強度有嚴格要求，您輸入的密碼必須夠複雜（包含大小寫英文、數字和至少2個符號），直到下方的強度指示條變成綠色，才能成功儲存。

若您不確定您設定的主要聯絡EMAIL是哪一組，建議先與您主機商確認，設定的主要聯絡信箱是哪一組。

電腦版操作教學：如何建立新服務單

進入發服務單介面，帳務系統發服務單有哪幾個選項

步驟一：登入WHMCS 帳務系統後 ，會在帳務系統控制台上看到以下圖示的選項(左上方紅色框框)發服務單選，選按發服務單進入下一步驟畫面。

選擇對應部門 (客服/帳務)

步驟二：發服務單一般選項分為以下三個選項，請選擇您需要的選項選按進入填寫您服務單的訊息。
客服部門  /   轉帳匯款付款通知  /  English Support

* 客服部門 (Technical Support)： 網站連不上、Email 收發問題、操作設定疑問等技術問題。
* 帳務部門 (Billing / Payment)： 付款通知、發票問題、續約詢問等。
* English Support： 如果您習慣使用英文溝通，或需要國外工程師協助。

填寫服務單內容與注意事項

帳務系統發服務單如何填寫及需要提供什麼訊息?

進入填寫發服務單的內容後，該如何填寫呢?以下範例給您參考。

* 主旨： 簡潔明瞭，例如「網站無法連線 Error 500」或「已匯款通知」。
* 相關服務： 務必選擇出問題的那個主機方案，這樣才能快速定位您的帳號，以便確認問題。
* 訊息內容： 詳細描述問題發生經過、錯誤訊息截圖；若是帳務問題則提供匯款帳號末五碼或收據照片。

手機版操作教學：隨時隨地發送工單

手機操作帳務系統發服務單

 

以手機操作帳務系統的介面與電腦操作的介面有些許不一樣；登入步驟一樣，登入後的畫面如下；手機版介面通常會將選單收納在左上角或右上角的「漢堡選單 (三條線圖示)」中。點擊該圖示展開選單，找到「發服務單」即可開始填寫。這對於出門在外臨時需要處理主機緊急狀況非常方便。

如何確認服務單已送出並查看回覆？

帳務系統如何確認有成功建立服務單

服務單在輸入完成後，請點選送出；送出後，系統會顯示一組「服務單編號 (Ticket ID)」，例如 #123456，如下圖才表示服務單有成功建立並送出喔。
您也可以回到首頁，點擊「服務單 (Tickets)」區塊，這裡會列出所有進行中和已結案的服務單。當客服回覆時，服務單這裡的狀態會更新。

透過帳務系統後台首頁點選 – 服務單，查看到所發的服務單記錄

於帳務系統的首頁看到以下第一張圖畫面，您有發送服單，在服務單的選項上會是有數字的…可選按進入查看所發送的服務單訊息及您主機商回覆您的訊息。

常見錯誤：為什麼服務單發送失敗？

帳務系統 發服務單常出現的錯誤有哪些?

☆請特別注意：如果您按下送出後頁面沒有跳轉，請檢查頁面頂部是否有紅色錯誤提示。最常見的原因是「主旨」或「訊息內容」空白。這兩個欄位是必填的，即使只是簡單寫幾個字，系統才能接收並建立工單。

常見問題 (FAQ)