cPanel Webmail 自動回覆編碼改 UTF-8 教學｜避免亂碼的完整設定指南

新手也能快速完成，確保自動回覆信件不出現亂碼問題

什麼是自動回覆？為什麼會有亂碼問題？

自動回函（Auto Responder）是許多企業與網站常用的功能，如客服中心、詢價網站、線上表單、電子商務等。
當系統收到客戶來信時，會立即寄出一封預先設定的回覆，例如：我們已收到您的來信、客服將盡快為您服務等。

對於新手管理者來說，自動回覆是非常重要的設定，它能讓客戶在第一時間獲得回應，增加信任感，也能讓企業維持專業形象。
但若自動回覆信件出現亂碼（尤其是中文），不但看不懂內容，也可能被當成垃圾信而降低信件送達率。

造成亂碼的主要原因，大多與郵件編碼（charset）設定不同有關，而最常見的解法，就是將自動回覆強制設為最通用的 UTF-8。

為什麼自動回覆常出現亂碼？

初學者最常遇到的情況是：自己在 cPanel 中寫好自動回覆內容，但客戶收到的信卻出現「??????」、「亂字」、「方塊符號」等錯誤。
這通常是下列原因造成的：

1. 郵件預設編碼不是 UTF-8
某些主機預設是 ISO-8859-1 或其他編碼，遇到中文就會亂碼。

2. 收件端郵件軟體解碼方式不同
例如 Outlook、Gmail、Yahoo、 iPhone、Android 看信方式不同，解讀錯誤就變亂碼。

3. 自動回覆 HTML 信件未正確宣告編碼
特別是含有 Emoji 或特殊符號時更容易亂碼。

4. 企業與客戶使用不同語系環境
跨國客戶、海外合作夥伴更容易遇到。

因此，「強制使用 UTF-8」就成為最有效、最通用的解決方法。

步驟 1：登入 cPanel，點選「自動回應程式」選項

登入 cPanel 後，建議使用右上角搜尋欄輸入「Auto」或「自動回應」即可快速找到此功能。
此區域可以檢視目前所有已建立的自動回覆，也能建立新的回覆規則。

以下為你提供的原圖（完整保留）：

步驟 2：設定自動回覆，並將「編碼」改為 UTF-8

在新增自動回覆時，會看到多個欄位，例如：電子郵件帳號、名字、主旨、內容、啟用日期等。
其中第一個選項「字元集（Charset）」非常重要。

請務必選擇：UTF-8（萬國碼）
這樣系統會自動以 UTF-8 發送自動回覆信件，大幅降低亂碼問題。

以下是你提供的原始示意圖（完整保留）：

為什麼一定要使用 UTF-8？（完整解析）

UTF-8 是目前全球使用最廣泛、相容度最高的文字編碼格式，被視為跨國郵件與網頁內容的標準。它能完整支援中文、英文、日文、韓文等多國語系，也能正確呈現英數字、符號、表情符號（Emoji）與特殊字元，因此被各大郵件服務（Gmail、Yahoo、Outlook）、手機郵件 App 與主流網站平台普遍採用。當自動回覆信件使用 UTF-8 編碼時，可以大幅降低文字在不同系統之間解析錯誤的情況，避免出現常見的問號（???）、亂碼、方塊字或符號錯誤等問題。此外，正確宣告編碼對電子郵件的可信度也至關重要，因為格式異常或無法解碼的郵件內容，有時會被垃圾信系統辨識為可疑訊息，進而影響送達率。對企業組織而言，採用 UTF-8 不僅能讓客戶順利閱讀自動回覆內容，更能提升整體專業形象、避免溝通誤會、降低客服負擔，甚至因郵件內容清晰且易讀，間接提升官方 Email 的信譽度與可靠度，是所有網站管理者與新手站長必須優先設定的重要選項。

最佳實務：自動回覆信件內容撰寫技巧

若希望自動回覆信件呈現更專業的企業形象，並提升整體溝通效率，建議在撰寫內容時採用清楚且一致的格式。首先，應明確告知客戶「我們已成功收到您的來信」，讓對方放心並確認問題已被系統記錄；接著提供合理與明確的預計回覆時間，例如「我們將於 24 小時內回覆您」，能有效降低客戶焦躁感並提升信任度。同時，建議在信件中附上常見問題（FAQ）頁面或教學連結，讓客戶在等待期間可自助查詢，減少客服需要重複處理相同問題的機會。此外，為避免跨系統解析造成顯示錯誤，信件內容應盡量避免過度使用特殊符號或罕見字元，即使採用 UTF-8 也會因不同郵件軟體而出現非預期的轉碼問題。最後，可在信件底部附上一組可聯絡的客服 Email、電話或服務單連結，讓客戶能在必要時進一步追蹤進度或取得協助，不僅提升服務品質，也能增加轉換率與用戶滿意度。

常見錯誤與排查方式

若設定 UTF-8 後仍有亂碼，請檢查以下項目：

1. 自動回覆內容含有未宣告的 HTML 標籤
例如部分網站複製貼上後會帶有錯誤標籤。

2. 內容含有過多 Emoji 或特殊符號
部分舊版郵件客戶端無法解讀。

3. 客戶端強制指定非 UTF-8 歸類
例如某些舊版 Outlook 可能會出現此情況。

4. 郵件標頭（Header）未正確寫入編碼
若你使用第三方 SMTP，需確認 SMTP 有支援 UTF-8。

5. 件端或接收端信箱空間已滿
造成信件格式錯誤或顯示不完整。

常見問題（FAQ）

文章來源：https://wpoki.com