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為何選擇 Outlook 收發企業信件？
企業信箱在現今都已是基本需求，用於商業往來居多，架設網站租用網站空間，也就是主機空間或虛擬主機伺服器，而主機商提供的主機方案，其內都有包含企業信箱；雖然 Webmail (網頁版信箱) 方便隨時登入，但對於日常辦公而言，使用 Microsoft Outlook 這類專業的郵件軟體仍是首選。Outlook 支援離線閱讀、強大的郵件規則管理、行事曆整合以及更快的操作速度，能大幅提升工作效率。如果您使用的是 cPanel 虛擬主機提供的免費企業信箱，透過 POP3 或 IMAP 協定將其整合進 Outlook，就能同時享受專屬網域信箱的專業形象與 Outlook 的便利功能。
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步驟一：事前準備 – 在 cPanel 建立 Email 帳號
需先至Cpanel控制台新增EMAIL帳號
在設定 Outlook 之前，您必須先確認已經在主機端建立好您的 Email 帳號。
如何新增Emai帳號請參考此文章https://wpoki.com/如何在cpanel控制台裡新增一個email帳號詳細圖文教你做/，也提醒在設定MAIL密碼時最好有符號，不要單只設定數字或英文，太簡單的密碼密碼強度不夠，在設定後會無法完成設定；太簡單的密碼也易被猜中喔。
步驟二：Outlook 設定教學 (POP3/SMTP)
Linux虛擬主機 企業信箱 以Outlook收發信說明
以下教您設定您Linux虛擬主機Cpanel控制台上建立的MAIL帳號以Outlook將信件收至自己的電腦。
市面上收信軟體和介面選擇很多，一般常見是微軟提供的收信軟體，雖以下也適用各種行動裝置，但教學無法100%涵蓋，您可以掌握以下基本設定使用資訊，便可以迎刃而解。
順帶一提，一般主機商都會提供其設定訊息給虛擬主機使用者至Outlook設定，但Microsoft Outlook是微軟提供的收信軟體，並非是主機商所提供的，別搞混淆喔。
來認識Microsoft Outlook：Microsoft Outlook
新增帳號與基本設定
Linux虛擬主機企業信箱以Outlook收發信之基本使用原則
開啟Outlook，點選左上角的「檔案」>「新增帳戶」。在設定畫面中，選擇「手動設定或其他伺服器類型」，然後點擊「下一步」。接著選擇「POP 或 IMAP」，再次點擊「下一步」。
OUTLOOK2016設定可參考此文章:https://wpoki.com/?p=5863
使用者與伺服器資訊填寫
Linux虛擬主機 企業信箱 設定Outlook收發信-使用者及伺服器設定
【設定詳解】
請依照以下說明填寫各欄位：
- 您的名稱： 這是收件人會看到的寄件者名稱（例如：王小明 – 業務部）。
- 電子郵件地址： 輸入您完整的 Email 地址。（完整EMAIL帳號，ex：snoopy@test.com，@之後要輸入才是完整MAIL帳號）
- 帳戶類型： 建議選擇 POP3（將信件下載到電腦，節省主機空間）或 IMAP（信件保留在主機，適合多裝置同步）。
- 內送/外寄郵件伺服器： 一般若是使用伺服器主機提供的MAIL SERVER，通常都是
mail.yourdomain.com（將 yourdomain.com 換成您的網域名稱）。 - 使用者名稱： 務必輸入完整的 Email 地址（例如：snoopy@test.com），這是最常見的錯誤點。
- 密碼： 輸入您在 cPanel 建立該帳號時設定的密碼。
在Outlook設定上建議以POP來設定，IMAP較是針對以手機收發信時的設定。
外寄伺服器驗證設定 (關鍵步驟)
Linux虛擬主機 企業信箱 設定Outlook收發信-外寄伺服器和PORT設定
填寫完基本資料後，請點擊右下角的「其他設定」按鈕。
在跳出的視窗中，切換到「外寄伺服器」頁籤。務必勾選「我的外寄伺服器 (SMTP) 需要驗證」，並選擇「使用與內送郵件伺服器相同的設定」。如果沒有勾選此項，您將無法寄出信件。
*外寄伺服器：這裡要留意的是，圖1裡的“我的外寄伺服器需要驗證”，若您是使用伺服器主機商提供的MAIL SERVER此要勾選；如果您是使用ISP寄信則不用勾選。
ISP寄信請參考此文章:https://wpoki.com/?p=5851
進階設定：Port 與加密方式 (SSL/TLS)
設定Port與加密方式，請切換到「進階」頁籤，您需要根據是否使用加密連線來設定 Port (通訊埠)。建議優先使用 SSL/TLS 加密連線以確保安全。
| 連線類型 | 內送伺服器 (POP3) | 外寄伺服器 (SMTP) | 加密類型選擇 |
|---|---|---|---|
| SSL (推薦) | 995 | 465 | SSL/TLS |
| TLS | 110 | 587 | STARTTLS (或 TLS) |
| 無加密 (不推薦) | 110 | 25 或 2525 | 無 |
Outlook設定收發信-TLS設定
Outlook設定收發信-SSL設定
Outlook設定收發信-無SSL/TLS設定
設定完成後，點擊「確定」回到上一頁，再點擊「下一步」，Outlook 會自動進行測試。如果看到以下畫面兩個綠色打勾，恭喜您，設定成功！
常見錯誤排解：寄信失敗、503 錯誤
Outlook設定完成後”發信”出現相關退信要如何排解
如果您在寄信後收到錯誤代碼 `503 Valid RCPT command must precede DATA` 或類似「伺服器拒絕傳送」的訊息，這幾乎都是因為未勾選「我的外寄伺服器 (SMTP) 需要驗證」。這是為了防止垃圾郵件濫發的安全機制，請務必回到「其他設定」>「外寄伺服器」頁籤將其勾選。
常見問題 (FAQ)
Q1：POP3 和 IMAP 到底該選哪一個？
這取決於您的使用習慣：
- POP3 (適合單一裝置)： 信件會從伺服器「下載」到您的電腦，並預設從伺服器刪除。優點是不佔用主機空間，缺點是無法在手機或其他電腦同步看到舊信。
- IMAP (適合多裝置)： 信件保留在伺服器上，您在手機、電腦看到的內容完全同步（包含已讀狀態、寄件備份）。這是現代主流的選擇，但要注意主機信箱容量是否足夠。
Q2：為什麼我勾選了 SSL 加密，卻一直連線失敗？
可能的原因有：(1) 您的主機 SSL 憑證尚未生效或安裝不正確。(2) Port 設定錯誤（例如選了 SSL 卻還用 Port 110）。(3) 防毒軟體阻擋了加密連線。您可以先嘗試使用「無加密」的設定測試連線，若成功則代表問題出在加密設定；若仍失敗，請檢查帳號密碼或洽詢主機商。
Q3：我一直跳出「輸入網路密碼」的視窗，怎麼辦？
這通常代表密碼錯誤，或使用者名稱不完整。請確認：(1) 使用者名稱是否填寫了完整的 Email 地址（包含 @domain.com）。(2) 密碼是否輸入正確（注意大小寫）。(3) 如果您剛更改過 cPanel 密碼或 Email 密碼，請在 Outlook 中更新。如果嘗試多次仍失敗，請登入 cPanel 重設該 Email 的密碼。
延伸閱讀
前有提供如何在Cpanel建立EMAIL帳號，而若想要修改 企業信箱 Email 密碼可參考以下文章
webmail修改密碼 ->cpanel控制台上的Webmail 企業信箱要在哪邊自行修改密碼?
Linux虛擬主機Cpanel控制台設定EMAIL帳號外還有什麼其它功能呢?想更了解什麼是Cpanel和更多Cpanel教學嗎?以下提供給大家更多有關Cpanel教學文章
Outlook收信軟體和Webmaill收發信有何不同呢？
電子郵件篩選 如何於虛擬主機cPanel控制台設定
MX指向沒有指向主機空間時，也可以程式發信嗎？
文章來源：https://wpoki.com
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